Les 3 erreurs les plus courantes lors de l’achat d’un logiciel de cadenassage

Comment choisir un logiciel de cadenassage et de gestion des fiches de cadenassage? Plusieurs croient qu’en implantant un logiciel de gestion, on règle ses problèmes. Mais est-ce bien le cas? La réponse est évidemment non. Il faut d’abord connaître les processus en place et la façon dont ils se vivent par les employés. Cet article apporte des éléments de réflexion utiles.

Nous nous éloignons de plus en plus des bases de données qu’il faut nourrir à partir de fastidieux interfaces de saisie. À des coûts raisonnables, vous pouvez vous doter d’un logiciel de cadenassage flexible et adaptable qui assure votre conformité aux normes CSA et aux règlementations provinciales.

Première erreur courante

L’erreur la plus courante est d’acheter un logiciel sans réaliser au préalable une analyse des flux du dossier qu’on veut informatiser. Cette erreur mène trop souvent à l’achat d’un produit qui possède des fonctions dont on n’a nullement besoin. Souvent ces fonctionnalités « nice to have » s’avèrent superflues et augmentent considérablement les coûts d’achat, de maintien et de renouvellement. On s’aperçoit par la suite qu’on possède un véhicule qui peut rouler à 200 km/h alors que les limites de vitesses sont de 100 km/h! Quel gaspillage!

Seconde erreur courante

Fermer les yeux devant les frais cachés est une seconde erreur fréquente. Les coûts initiaux peuvent paraître raisonnables à première vue, mais que penser de :

1. Frais supplémentaires pour chaque utilisateur supplémentaire.

Pour pallier à cet élément de surprise, assurez-vous avant l’achat si ce type de coûts existe. Il faut évaluer soigneusement l’expansion future de l’application achetée afin de prévoir combien d’utilisateurs elle aura dans deux ou trois ans. Privilégiez donc un logiciel de cadenassage qui permet un nombre illimité d’utilisateurs.

2. Frais associés aux mises à jour logicielles.

C’est un secret de polichinelle de dire que la science logicielle évolue à un rythme de plus en plus accéléré. Il en est de même des applications tablettes et mobiles. Les mises à jour sont-elles comprises dans le prix d’achat ou de location? Ces mêmes mises à jour nécessiteront-elles des transferts coûteux de données ou d’autres mises à jour de logiciels d’exploitation auxquelles votre organisation n’est pas nécessairement prête à l’achat.

3. Frais associés au maintien de ressources internes de dépannage et de maintenance

Votre entreprise n’est pas nécessairement une entreprise de développement et de maintenance logicielle. Pourquoi maintenir de lourdes ressources internes en entretien des systèmes informatisés et développer à l’interne des logiciels et des applications alors que cela ne constitue pas votre niche d’affaires. Les entreprises à succès savent cibler leur créneau et déléguer à des experts les domaines qui ne relèvent pas de leur domaine d’affaires. Ainsi, le choix du fournisseur de votre logiciel de cadenassage doit également inclure le type d’entretien que celui-ci fournira. Cet entretien est-il rapide et inclus dans votre achat? Par exemple, le service en ligne, les mises à jour et le transfert d’une nouvelle version à une autre.

4. Frais associés au gaspillage de temps.

Trop souvent, les logiciels complexes deviennent une « fin » plutôt qu’un « moyen ». Les employés affectés au maintien à jours des fiches de cadenassage passent de moins en moins de temps sur le plancher et deviennent littéralement des opérateurs de logiciels. Certains ont même affirmé que le logiciel ou l’application mobile devient une « bébelle » devant laquelle on perd son temps. Cette affirmation déjà entendue découlait de l’achat d’un logiciel possédant tant de caractéristiques à exploiter – et trop souvent inutiles – que son utilisation devient une perte pour l’entreprise.

Troisième erreur courante

Mésestimer la qualité de l’interface client est une troisième erreur à ne pas faire. En effet, l’ergonomie cognitive et visuelle du logiciel est capitale pour en assurer une utilisation optimale. Pensez par exemple à certains produits Apple®, lesquels déclenchent un attachement viral, notamment à cause de leur convivialité. Remarquez comment de très jeunes enfants les utilisent avec brio. C’est cette qualité qui doit être recherchée. De celle-ci découle notamment :

• Un temps d’apprentissage minimal
• Une diminution de temps pour l’entrée de données
• Un confort visuel de l’usager
• Une meilleure qualité des informations de saisie

Conclusion

Ne précipitez pas vos décisions dans ce domaine. Pensez que l’informatique a bien évolué. Nous nous éloignons de plus en plus des bases de données qu’il faut nourrir à partir de fastidieux interfaces de saisie. À des coûts raisonnables, vous pouvez vous doter d’un logiciel de cadenassage flexible et adaptable qui assure votre conformité au dossier cadenassage.

Alain Daoust, CRIA; CRSP; VEA
Directeur expertise, santé, sécurité et environnement, SPI Santé Sécurité
Vice-président du comité de révision de la norme CSA Z460